Q1:POS是什麼意思?

POS是Point of Sale的縮寫,中文稱做時點銷售系統,意思是指某個地點記錄銷售品項的系統。由於近幾年隨著平板、智慧型手機、小額支付、...等,各種不同週邊的應用之下,POS已不在單純只是做記錄銷售資料,而可以結合更多元的服務,又稱為point of service,中文是服務式端點銷售系統。POS在台灣有許多不一樣的稱呼,例如:點餐機、收銀機、結帳機、收銀系統、POS系統,只要有聽到這些詞,大部分都和POS有關係。

Q2:POS結合雲端系統有什麼好處?

可以無時無刻,只要能開網頁和上網,並且每筆資料都能即時上傳,24小時都可以使用的系統,稱之為雲端系統,Google文件就是很典型的雲端系統,不管在電腦、手機、平板,都可以對同一份文件做編輯,並且不需要特別下載程式。所以雲端系統非常便利,能夠即時掌握各店動態,在瞬息萬變的餐飲業是很重要的。而坊間有稱為雲端系統,但實際上卻無法達到上述功能的,就失去雲端意義了。

餐飲小秘書也同樣採用雲端系統,為的是讓管理者可以隨時掌握店內狀況,尤其適合擁有多店的連鎖體系,而且不需要在特定地點、特定時間、特定平台才能查詢,如果想要查詢的銷售資料比較特別,我們也能提供客制報表服務,讓管理者能在短時間內,整理想要查看的資訊。

Q3:餐飲POS可以幫店家什麼?

1.提高點餐效率:POS點餐後,單據可送到指定週邊,減輕人力負擔,並讓廚房人員有順序的製作餐點。

2.增加服務品質:出單據可讓顧客清楚知道購買物品,也可備註客戶資訊或口味調整。出貼紙也可在產品包裝上註記,讓客戶好辨識所購買的產品。可在第二螢幕上顯示購買資訊,讓客戶再次確認。

3.降低人為紛爭:可顯示產品金額、消費金額及找零金額、減少漏單情況、減少點餐錯誤造成爭議。當雙方要確認先前點餐內容時,可調閱歷史單據。

4.減少作帳時間:每天結帳的每一筆單據,都會呈現在報表上,並可以快速查詢,大大減少尋找單據時間。每期發票報稅時,亦可以直接拉出發票401報表,更方便會計對帳。

5.提供多元服務:藉由平版可提供桌邊服務、雲端手機點餐,目前亦可以結合小額付款,並且已有無人化櫃台的店家了。

6.強化決策分析:當擁有多店的時候,即時了解各店產品銷售狀況是很重要的,若能整合各店銷售資料到雲端報表上,就能在短時間內分析各商品狀況。

Q4:租賃 VS 買斷,POS方案該如何選擇?

POS租賃市場已越來越普及,也成為不少店家的選擇,但租賃划算還是買斷划算,相信每個店家在這部分一定思考很久,所以分享此部分經驗讓店家來參考判斷一下,兩種方式都各自有優缺點。

首先若選擇買斷制,設備第一年都有保固,因此第二年開始就會陸續有維修費用產生,當店裡所需POS設備越多的時候,而每台設備和每個零件故障時間點也不一樣,就有可能同一設備會因為不同故障狀況需要叫修,而叫修則會產生外派費用,假日外派費用更高,設備送修亦需要備機先換上,又會產生備機費用,而設備若老舊或者維修費太高,也必須重新購買新機,因此在設備多的情況下,相對的在其他花費上也會比較多,買斷在初期需要一筆金額才可達到需求,買斷部分軟體通常是無法更新的,如需要新增功能必須重新購買系統或開發費用,如需要修改菜單或設定需要自行學會。當然,也有買斷後完全沒維修過的情況,相對於租賃就會便宜很多。

接著若選擇租賃制,設備部分由POS商提供,依照設備多寡來決定租賃費用,當店裡所需POS設備設備越多的時候,依每台設備做月租費調整,第一年使用租賃相較買斷會貴上一些,因為買斷有保固所以不受影響,第二年之後加入維修成本則差不多。設備所有權屬POS商所有,若非人為或環境因素造成POS故障,POS商皆需負責處理不收任何費用,並且提供同設備繼續使用,如需修改菜單內容亦可請POS商協助修改,軟體部分會持續修正及開發新功能,亦可免費更新。

亦有店家選擇便宜的設備,當故障時就直接換新品,也是一種另類選擇,但對於服務業來說,設備故障多少會影響服務品質,因此也不建議這樣做。因此隨著對POS硬體及功能需求不同,選擇適合自己的方案,才能有效利用每一分金錢。

Q5:餐飲小秘書是租賃制還是買斷制?

考量各店需求不同,因此租賃和買斷兩種方案都提供,並且分成單機版和連鎖店版,單機版兩種方案都可以,如需持續擁有服務及考量到初期成本,則可以選擇租賃。連鎖店版無法完全買斷,僅提供租賃制,因為有持續使用雲端伺服器,所以無法提供買斷。

Q6:工業POS主機和一般商用家用主機差異性?

由於POS會擺放的位置,可能會有高溫、低溫、油煙、蟲害、水槽旁、使用時間長,相較於商用家用電腦都是擺放在良好的辦公環境或室內中,所以工業POS主機必須考量惡劣環境下,能夠持續運作,在用料部分也會比較注意,當然價格也會相對來說貴一些,並且工業POS主機備料都會備的比較久,所以後續維修較有保障,同一款主機如要持續使用,都能用四~五年以上。

Q7:當POS使用中產生問題時,如何排除問題?

問題產生時,會先透過LINE或電話,以文字敘述加上照片的方式,來釐清真正的問題點,判斷是否需要到場處理,或者僅需要協助簡單的測試檢查及拔插訊號線即可。一般發生問題,都是不小心移動到設備,導致訊號線脫落,進而讓週邊無法列印,或者是操作上有問題,僅需要電話詢問即可解決。

Q8:當網路斷線時,餐飲小秘書能繼續使用嗎?

可以繼續使用,待網路恢復正常時,銷售資料才會上傳至雲端,因此不需擔心網路突然斷線而造成異常,僅需盡快請電信局維修網路即可。餐飲小秘書架構是單機就可執行系統,接上網路後本機資料庫可以和雲端資料庫同步,也同時做備份資料,所以資料儲存安全性也不用煩惱。

Q9:使用電子發票需具備的條件?

目前只要POS有支援電子發票,並且是財政部認可的廠商就能開立,不過電子發票開立有多種模式,每種方式都會有優缺點,以下列出目前常見的方式供各位參考。

模式A:電子發票直接在POS設定及開立,並且必須每日手動上傳至財政部平台。
優點:費用較節省,不怕網路斷線無法開立電子發票。
缺點:若主機故障,發票資料可能會消失或無法於規定時間上傳,如開立後網路斷線問題仍無法解決,仍會超過規定上傳時間。必須每日做上傳動作,並且要確保資料有正確上傳。
結論:不推薦此方式,因為每日必須手動上傳,且發票資料可能完全遺失,若中獎會造成更大損失,不如用二聯式發票。

模式B:連網路透過第三方加值中心開立後,再傳回POS機儲存列印,並由加值中心上傳財政部平台。
優點:資料安全性較好,第三方加值中心會協助上傳至財政部,資料同時保存在第三方加值中心及店家主機,可多方稽核。
缺點:使用第三方加值中心會有月租費,網路斷線則無法開立電子發票。
結論:網路穩定的狀況下,會比模式A好很多,資料安全性夠,也不需擔心是否有上傳。

模式C:電子發票在POS設定及開立,並且將資料傳到第三方加值中心。
優點:模式B的改良,同時保有資料安全性、斷線開立電子發票、不需手動上傳資料的優點。
缺點:有月租費,若網路仍持續斷線,仍可能超過上傳時間,斷線時主機若故障仍會造成資料遺失。
結論:目前最好的選擇,但若考量資料完整性,使用模式B就足夠了。

餐飲小秘書電子發票開立方式是模式B,也就是透過第三方加值中心開立,在2017年會開發模式C的方式,減少店家無法使用電子發票的機會,並且提供電子發票諮詢服務,讓您能短時間內了解如何開立。

營業項目:POS系統、KDS控餐、自助點餐、電子發票、雲端系統、考勤系統

服務專線( 07 ) 815 - 0788、0927-135-603    高雄市前鎮區擴建路1-16號14樓

亞資科技股份有限公司版權所有 Copyrightc Asure Inc. All Rights Reserved